संघ की बैठक के लिए सहायक सुझाव
संघ की बैठक को सफल कैसे बनायें?
“उत्पादकता कभी भी दुर्घटना नहीं होती। यह हमेशा उत्कृष्टता के प्रति प्रतिबद्धता, बुद्धिमान योजना और केंद्रित प्रयासों का परिणाम होता है।”
प्रभावी संघ बैठक सुनिश्चित करने के लिए निम्नलिखित चरणों पर विचार करें:-
मिलने से पहले: –
- संघ की बैठक के बारे में संघरक्षक/सेवक से बात करें और उनकी उपलब्धता की पुष्टि करें। बैठक के दौरान जश्न मनाने के लिए किसी टीम के सदस्यों की उपलब्धियों या अच्छे काम पर भी चर्चा करें।
- यदि कोई हो तो लीडर्स का एजेंडा लें या टीम के सभी सदस्यों की बैठक के लिए एजेंडा सूचित करें। (अनुक्रम-वार) – संशोधित एसओपी (SOP) देखें
- यदि किसी का जन्मदिन, शादी, कोई शुभ समाचार हो तो टीम के सदस्यों के नाम नोट करें। जन्मदिन डेटा के लिए आप टाइम ऑफिस से संपर्क कर सकते हैं।
- टीम के सदस्यों के लिए सूची के अनुसार मग पॉट की व्यवस्था करें.
- एक बार सब कुछ कन्फर्म हो जाए तो मीटिंग की डिटेल्स (तारीख, समय और जगह) व्हाट्सएप, ईमेल, सुबह की मीटिंग आदि के जरिए सभी के साथ शेयर करें।
- टीम के सभी सदस्यों के साथ एजेंडा साझा करें (संशोधित संघ बैठक एसओपी देखें)।
- ग्रुप में दो मैसेज भेजें: -पहला, मीटिंग से पहले टास्क मैनेजर को अपडेट करें. दूसरा, उन्हें एजेंडे से संबंधित विचारों के साथ आने के लिए प्रोत्साहित करें।
- सुनिश्चित करें कि बैठक स्थल कार्यस्थल से दूर हो.
संघ बैठक के दिन:-
- सुबह के सत्र/व्हाट्सएप के दौरान टीम के सदस्यों को बैठक के बारे में याद दिलाएं।
- टीम के सदस्यों द्वारा दिए गए अन्य सुझावों को संक्षेप में प्रस्तुत करें।
- जलपान के लिए कैंटीन को सूचित करें.
- एजेंडा का अंतिम क्रम लीडर के साथ और फिर टीम के सदस्यों के साथ साझा करें।
- एमओएम अपडेट के लिए टास्क मैनेजर की जांच करें।
- यदि टीम के किसी सदस्य ने एमओएम अपडेट नहीं किया है तो उन्हें ग्रुप में याद दिलाएं।
- अपडेटेड MOM का प्रिंटआउट ले लें.
- प्रिंट एजेंडा कॉपी ले लें.
- बैठक स्थल पर कम से कम 5 मिनट पहले पहुंचें और जांच लें कि सब कुछ तैयार है। (स्थान, नेटवर्क, बैठने का स्थान, आदि)
- सुनिश्चित करें कि टीम के सदस्य एक घेरे में बैठें।
- सभी से अनुरोध है कि कृपया अपना स्थान ग्रहण करें और बैठक शुरू करने से पहले कृपया अपनी आंखें बंद करें और अपनी ऊर्जा को केंद्रित करने के लिए एक छोटी सी सांस लें।
- टीम के सदस्यों की उपस्थिति नोट करें।
- पिछले महीने के कार्यवृत्त की समीक्षा करके बैठक शुरू करें।
- किसी भी नये सदस्य का स्वागत तालियां बजाकर करें।
- एजेंडा कवर करते समय, टीम से पूछें कि क्या उनके पास कोई अतिरिक्त विचार है। यदि आवश्यक हो तो उन पर चर्चा करें और उन्हें ठीक से बंद करें।
- तो फिर अब जश्न के समय की घोषणा करें।
- उन्हें साप्ताहिक बैठक में भाग लेने के महत्व के बारे में बताएं और धन्यवाद नोट के साथ बैठक समाप्त करें।
